Dlaczego zabezpieczyć PDF przed udostępnieniem
Gdy eksportujesz PDF z Worda lub Google Docs, zwykle niesie on prawdziwe imię i nazwisko autora oraz nazwę organizacji, znaczniki czasu utworzenia i edycji, wersję oprogramowania, a czasem historię śledzonych zmian lub „rozwiązane” komentarze — a nic z tego nie jest widoczne na stronie. W przypadku dokumentów prawnych, medycznych, finansowych lub biznesowych udostępnianych kontrahentowi ta ukryta warstwa to realne ryzyko naruszenia poufności. (Pełną listę ukrytych danych, sposób działania szyfrowania PDF oraz udokumentowane przypadki wycieków znajdziesz w artykule Learn o bezpieczeństwie PDF.)
Zabezpiecz PDF w 5 krokach
- 1Najpierw sprawdź metadane. Otwórz Właściwości dokumentu w swojej przeglądarce PDF, by zobaczyć osadzone imię i nazwisko autora, organizację, oprogramowanie do tworzenia oraz historię modyfikacji — wszystko to jest przesyłane automatycznie za każdym razem, gdy udostępniasz plik.
- 2Wymazuj poprawnie, nigdy wizualnie. Prawdziwe wymazanie nadpisuje tekst pod spodem; narysowanie czarnego prostokąta pozostawia słowa pod nim w pełni zaznaczalne i przeszukiwalne. Użyj narzędzia, które w sposób poświadczony usuwa dane, a nie tylko je zakrywa.
- 3Usuń metadane. Użyj narzędzia działającego w przeglądarce, takiego jak PrivaPDF, by usunąć osadzonego autora, organizację, oprogramowanie i historię zmian, zanim plik trafi na zewnątrz — albo „wydrukuj do PDF” ze świeżej przeglądarki, by pozbyć się większości z nich.
- 4Dodaj ochronę hasłem AES-256. Ustaw hasło otwarcia (wymagane do wyświetlenia) oraz, tam gdzie to obsługiwane, hasło uprawnień, by zablokować kopiowanie, drukowanie czy edycję przez odbiorcę.
- 5Dostarcz bezpiecznie. Wyślij hasło innym kanałem niż sam plik (rozmowa telefoniczna lub wiadomość — nigdy ten sam e-mail), a następnie poproś odbiorcę o potwierdzenie odbioru, abyś mógł usunąć kopię z magazynu w chmurze i z folderu wysłanych.
Najlepsze praktyki bezpieczeństwa PDF
Zawsze korzystaj z funkcji drukowania do PDF z czystej aplikacji, gdy potrzebujesz wersji dokumentu pozbawionej metadanych, zamiast eksportować go z oryginalnego źródła. Do cenzury o znaczeniu prawnym używaj dedykowanych narzędzi, które w sposób poświadczalny nadpisują treść, zamiast jedynie nakładać kształty na wierzch tekstu. Zachowaj ostrożność wobec plików PDF otrzymanych z nieznanych źródeł — mogą one zawierać osadzony kod JavaScript, hiperłącza do adresów śledzących lub kod exploita wymierzony w luki czytników PDF. Upewnij się, że Twój czytnik PDF jest aktualny; luki w czytnikach PDF są częstym wektorem ataku.